La consulenza strategica di DEGW per Retelit

DEGW, brand del Gruppo Lombardini22 dedicato al workplace, ha accompagnato Retelit nella sua nuova sede all’interno del complesso a uso uffici costruito negli anni Sessanta e recentemente riqualificato da GBPA Architects di via Pola a Milano.

L’operatore di servizi dati e infrastrutture, specializzato nella costruzione di progetti tailor made per la trasformazione digitale, ne occupa il secondo e terzo piano.

“Abbi il coraggio di servirti della tua intelligenza” lo diceva Orazio e sembra dirlo anche Lisa Simpson, la cui riconoscibilissima chioma emerge da una delle pareti.

Grazie a un approccio basato sulla ricerca e sull’osservazione dei comportamenti organizzativi e di come questi vengono influenzati dall’ambiente fisico, DEGW è in grado di aiutare le aziende a migliorare la propria performance adeguando lo spazio di lavoro alle strategie aziendali e ai bisogni delle persone. Lo conferma il progetto strategico per Retelit, la cui prima fase è stata dedicata all’osservazione e all’ascolto con analisi ad hoc.

Per ottenere dati utili e attendibili, DEGW ha utilizzato servizi di consulenza mirati: sono stati svolti e condivisi il TUS – Time Utilization Study, che ha l’obiettivo di monitorare in maniera oggettiva come lo spazio ufficio è utilizzato effettivamente dalle persone nel corso della giornata lavorativa, e il WPS – Workplace Performance Survey, per raccogliere informazioni e pareri in riferimento a come le persone lavorano e come percepiscono lo spazio lavorativo.

La comprensione delle necessità dei dipendenti e le relative performance degli spazi sono stati quindi il primo passo del processo progettuale per la nuova sede, concepita per agevolare i nuovi modi di lavorare e favorire il benessere delle persone. Il modello di consulenza di DEGW, basato sul dialogo e il confronto, è un approccio dinamico che coinvolge le persone dell’azienda in tutte le fasi progettuali in un processo di co-design che mette in rapporto spazio, tempo e organizzazione secondo un modello di progettualità relazionale dove gli strumenti di comunicazione, parallelamente ai servizi di progettazione, giocano un ruolo centrale e continuativo in una sorta di briefing permanente. Per questo è necessario un processo di ascolto dei desideri e delle esigenze: un ascolto volto al cambiamento. È importante che il progettista sappia gestire le aspettative delle persone con razionalità, e che sia in grado di interpretarle con una visione al futuro. Il cambiamento è dunque importante, a patto che sia capace di ipotizzare il nuovo e il non previsto.

Nella valutazione dei processi lavorativi che animavano la precedente sede di Retelit sono stati reputati negativi, e quindi da migliorare nel nuovo progetto di DEGW, i fattori della concentrazione, della riservatezza, della rumorosità; positivo invece il senso di appartenenza.

La richiesta esplicita del personale è stata quindi quella di incrementare aree di supporto per il lavoro individuale e piccole riunioni e per favorire privacy e concentrazione.

Il layout flessibile con arredi su misura della nuova sede rispecchia i valori dell’azienda (velocità, innovazione, efficienza, eccellenza, qualità) tradotti da DEGW nel concept di progetto.

Il layout degli spazi

Il risultato dell’analisi, sviluppata a stretto contatto con il cliente e pertanto con i fruitori stessi, ha condotto alla realizzazione di ambienti completamente open space. Questa scelta ha rispecchiato la volontà di Retelit di creare un clima di grande condivisione e collaborazione e un pieno ed efficace utilizzo dei nuovi spazi; spazi che ospitano circa 90 persone – con ipotesi di crescita fino a 140 nel2022 – in 1.100 mq di uffici.

DEGW ha organizzato l’openspace con 104 postazioni per attività individuali scandite e separate da mobili contenitori e da piante.

70 sedute sono disponibili nelle numerose aree di supporto. Le aree relax sono ambienti di design e qualità per incontri informali o momenti di svago; le aree di lavoro smart sono spazi innovativi e flessibili per attività individuale o di team; le aree di supporto e le aree focus sono spazi chiusi diversi ed efficienti per attività di concentrazione o incontri di team. La cucina è permeata di uno spirito caldo e domestico, con i tocchi di colore del frigorifero e dei rivestimenti.

Per rendere lo spazio identitario e ingaggiante, i phone booth e alcune aree riunioni raccolgono una sinestesia di stimoli, tra frammenti di immagini che fanno parte del patrimonio visivo e culturale di ognuno di noi, e frasi motivazionali, visionarie e ispirazionali. Si accostano con effetto sorprendente e inatteso. Un modo eccentrico, curioso e insolito di creare engagement e senso di appartenenza quello scelto da DEGW e FUD, le business unit di Lombardini22 rispettivamente dedicate al workplace e al branding.

(en)

DEGW’s strategic consultancy for Retelit

DEGW, the Lombardini22 Group brand dedicated to the workplace, helped Retelit relocate to its new headquarters in an office complex built in the 1960s and recently redeveloped by GBPA Architects based in Via Pola in Milan.

The data services and infrastructure operator, which specialises in building tailor-made projects for digital transformation, takes up the second and third floors.

"Have the courage to use your intelligence" was what Horace said, and that seems to be echoed by Lisa Simpson, whose highly distinctive head of hair appears on one of the walls.

Thanks to an approach based on research and observation of organisational behaviour and how it is influenced by the physical environment, DEGW is able to help companies improve their business performance by adapting their workspace to the company's strategies and people's needs. This clearly emerges in a strategic project designed for Retelit, whose first phase was focused on observing and listening supported by bespoke analyses.

In order to obtain useful and reliable data, DEGW drew on targeted consulting services: a TUS - Time Utilization Study, which aims to objectively monitor how an office space is actually used by people during the working day, and a WPS - Workplace Performance Survey to collect information and opinions on how people work and how they perceive their workplace, were both carried out and then shared.

Understanding the needs of employees and how their workspaces perform was, therefore, the first step in the design process for the new headquarters that was intended to facilitate new ways of working and promote people's well-being. DEGW's consultancy model, based on dialogue and confrontation, is a dynamic approach that involves company people in every stage of design as part of a joint-design process that brings together space, time and organisation based on a relational design model in which communication tools (in conjunction with design services) play a central and ongoing role in a sort of permanent briefing. This requires a process of listening to wants and needs: a listening process aimed at implementing change. It is important the designer knows how to manage people's expectations rationally and is able to interpret them according to a vision of the future. Change is, therefore, important, provided it is geared to what is new and unexpected.

In assessing the work processes deployed at Retelit's previous headquarters, factors like concentration, confidentiality and noise scored badly and, hence, needed to be improved in DEGW’s new project, while a sense of belonging was considered positive.

The staff explicitly requested more support areas for accommodating individual work and holding small meetings and also encouraging privacy and concentration.

The flexible layout with custom-designed furniture in the new headquarters reflects the company's values (speed, innovation, efficiency, excellence, quality) that DEGW translated into the basic design concept

Spatial layout

The result of a study carried out in close contact with the client and, therefore, with the users themselves led to the creation of completely open-plan settings. This choice reflected Retelit's desire to create a sense of reals haring and cooperation and to make full and effective use of the new spaces; spaces that accommodate around 90 people - with plans to increase this to 140 in 2022 - in 1,100 square metres of office space.

DEGW has set 104 workstations for individual activities in the open-plan space, all marked out and separated by storage furniture and plants.

70 chairs are available in the numerous ancillary areas. The relaxation areas are high-quality designer spaces for hosting informal meetings or taking a break; the agile work areas are innovative and flexible spaces for individual or team activities; the support and focus areas are an assortment of efficient enclosed spaces for work requiring concentration or team meetings. The kitchen has warm, homely feel with flashes of colour from the refrigerator and upholstery.

To make the space identifiable and engaging, the phone booths and some of the meeting areas gather a synaesthesia of input, including fragments of images that everybody knows and recognises reinforced by motivational, visionary and inspirational quotes. They come together with surprising and unexpected effect. An eccentric, curious and unusual way of creating engagement and a sense of belonging has been chosen by DEGW and FUD, Lombardini22's business units dedicated, respectively, to the workplace and branding.

Alessandro Adamo, a director of DEGW and partner at Lombardini22, explained that "Retelit's offices are a successful project thanks to the great teamwork between the client and designers, who worked together to update the company's workspace. A relationship of profound esteem and trust with the client was the key to understanding the company’s workings and translating them into a layout capable of improving the space and, with it, people’s work performances and relationships”.